O livro do Apocalipse descreve os Quatro Cavaleiros do Apocalipse que, com base em uma interpretação comum, predizem o Juízo Final. Independentemente de suas crenças religiosas ou a extensão de seu conhecimento teológico, há lições que podemos aprender com esses arautos para evitar o fracasso do projeto.
O cavaleiro sobre o cavalo branco é frequentemente identificado como conquista, mal ou, na cultura pop dominante como a peste ou a praga. No contexto do projeto, uma doença infecciosa comum é a negatividade crônica.
Assim como um contágio, ela começa com um único membro insatisfeito da equipe ou stakeholder que não concorda com a direção que o projeto está tomando, está desengajado ou sente que o projeto está condenado. Embora seja perfeitamente natural que as pessoas expressem suas preocupações ou não estejam sempre positivas, quando essa negatividade se torna o novo “normal” e nada é feito para gerenciar a situação, outros membros da equipe ou stakeholders podem interpretar essa falta de resposta como sendo uma validação implícita de tal comportamento e ele pode se espalhar. Se uma ação rápida não é tomada, os prognósticos de desgraça-e-perdição do podem se tornar uma profecia autorrealizável.
Na condição de gerente de projeto, seu papel não é abafar outros pontos de vista ou emoções, mas é estar ciente deles, e se você reconhecer que alguém está sugando a energia e vida da equipe é sua a responsabilidade de responder de forma oportuna, mas profissional. Muitas vezes o indivíduo pode não ter autoconhecimento suficiente para saber como seu comportamento está sendo percebido ou como ele está afetando os outros. Em tais casos, uma discussão particular e objetiva pode ser suficiente para mudar as coisas. Estas situações também podem ser uma boa chamada de despertar para um gerente de projeto – se a moral tem sido negligenciada, pode ser o momento certo para re-energizar o grupo com algumas atividades de construção de equipe ou outros tipos de reconhecimento.
Outra lição a ser aprendida com este cavaleiro se refere à gestão eficaz da mudança. Ao ignorar ou marginalizar os poucos que resistem ativamente às mudanças planejadas, você coloca o projetm em risco. É muito fácil para uma resistência à mudança não gerenciada se espalhar para as massas e até mesmo infectar aqueles que você sentiu que foram os que mais defenderam as mudanças planejadas.
O cavaleiro do cavalo vermelho é geralmente interpretado como representando a guerra. Com a incerteza que faz parte do DNA dos projetos e a alta probabilidade de os membros da equipe terem personalidades, valores e estilos diferentes, o conflito é de se esperar.
Conflito é reconhecido como sendo um valioso condutor da criatividade e da inovação, portanto a meta nunca deve ser eliminá-lo. Infelizmente, os gerentes de projeto fracos se sentem desconfortáveis em gerenciar o conflito e encontram-se deixando que emoções conduzam suas respostas, fazendo com que sejam autocráticos e forçando resoluções ou evitando o conflito na esperança de que ele vá embora. Em ambos os casos, o conflito vai apodrecer, aprofundando o buraco entre as partes envolvidas e aumentando a probabilidade de outros membros da equipe ou stakeholders aderirem à batalha.
Conflitos crescentes causam impacto emocional na equipe, reduzem a produtividade através da distração, e fornecem evidências altamente visíveis de julgamento e competência pobres de um gerente de projeto, e muitas vezes podem resultar em sua remoção do projeto. Não há uma fórmula única para a resolução de conflitos, mas é fundamental que um gerente de projeto reconheça e responda na hora certa da maneira certa.A fome é como o cavaleiro do cavalo preto é geralmente identificado, e uma analogia óbvia poderia ser a falta de recursos nos projetos. Infelizmente, em muitos casos, um gerente de projeto tem autoridade limitada sobre o comprometimento de recursos, especialmente quando se trabalha em organizações funcionais ou de matriz.
Uma interpretação diferente do terceiro cavaleiro poderia ser uma comunicação ineficaz com a equipe e com os stakeholders. Alguns gerentes de projeto aglomeram o conhecimento e atuam como porteiros em matéria de informação. Nesses casos, os membros da equipe estão sedentos pelo conhecimento de que precisam para serem tão produtivos quanto possível, e a agilidade sofre.
Em outras situações o problema pode não impactar diretamente a equipe, mas pode estar relacionado com a forma como o gerente de projeto mantém os stakeholders informados sobre a direção e status dos projetos. Isso pode se traduzir em insatisfação, desalinhamento e percepção tornando-se realidade uma vez que os stakeholders começam a temer o pior.
Um gerente de projeto não deve sobrecarregar os destinatários com informações – comunicação situacional que responda às necessidades do processamento de informações que os stakeholders precisam é fundamental. O foco do gerente de projeto deve ser reduzir a distância e a latência na aquisição de informações a todos os que dela necessitam para a conclusão das tarefas.
Ignorar esses três cavaleiros aumenta a probabilidade de que seu projeto encontre o quarto e último cavaleiro que monta um cavalo branco – A Morte!
Autor: Kiron Bondale, PMP, PMI-RMP, com mais de 13 anos de experiência em gerenciamento de projetos, focados em tecnologia e gestão de mudanças.
Artigo publicado originalmente no site PM Times
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